人事担当者必見！「不採用通知例文」で失敗しない送信方法を徹底解説

不採用通知を送ることは、採用選考の一部として避けて通れない重要なプロセスです。通知を受ける求職者の気持ちを考えると、送信する側も心苦しくなるもの。しかし、適切な文面で誠意をもって対応することで、会社の信頼性やブランドイメージを保つことができます。このガイドでは、「不採用通知例文」の書き方や注意点を詳しく解説し、具体的な例文も紹介しますので、記事を読み進めてしっかりと理解を深めてください。

不採用通知を送る際の問題点は、やはり「応募者への配慮が欠けてしまう」といったことや「伝え方に不安がある」という点です。適切な方法で伝えなければ、応募者に不快な思いをさせることにもなりかねません。安心して文書を作成するためには、シンプルで分かりやすい言葉遣い、そして相手を尊重した内容を心掛けることが大切です。

不採用通知を作成する際、最低限抑えておくべきポイントは以下の通りです。

詳細なガイドラインについては、日本政府のキャリアサポートサイトを参照してください：キャリアサポート

不採用通知を送信する際は、事前に自社の方針に基づいたガイドラインを確認しておくことも大切です。これは特に何度も不採用通知を送る企業にとって、社内の一貫性を保つためにも重要です。また、実際の企業における採用活動のデータと統計を把握することで、より適切な通知が行えるようになります。

不採用通知の重要性とその影響

不採用通知は、単に選考結果を伝えるだけではなく、応募者との関係性を築くためにも重要です。特に近年では、企業の評価は口コミやSNSを通じて広がるため、一度の不採用通知が将来的な求人への反応に大きな影響を与えることもあります。

企業の印象を左右する要因をいくつか挙げると、以下のようになります。

• 迅速な通知: 採用活動において、選考結果をいち早く通知することで、応募者の不安を軽減できます。このような対応は、企業の信頼度を高める要素の一つです。

• 誠意のある文面: 技術的に優れた人材を採用する一方で、不採用者に対しても敬意を表する文面が求められます。これにより、企業に対する優しい印象を持たれることが期待できます。

• 次回の機会: 不採用通知の中で「次回の応募をお待ちしています」といった一文を添えることで、将来的に再応募を促すことができ、企業にとってもプラスになります。

不採用通知の文面構成

具体的な不採用通知の文面構成を見ていきましょう。一般的には、以下のような構成が好まれます。

1. 挨拶文:

   • 時候の挨拶やお礼の言葉を含めると良いです。特に丁寧な文面を求める場合は、この部分を充実させましょう。

   例文:

   平素よりお世話になっております。◯◯株式会社の△△です。
   

2. 不採用の通知:

   • 「このたびは、応募について選考を行った結果、ご期待に沿えない結果となりました」と、はっきりとした表現で伝えます。

3. 感謝の気持ち:

   • 応募者が時間をかけて応募してくれたことに感謝する文を入れることが重要です。

   例文:

   ご応募いただき、誠にありがとうございました。お時間をいただいたことに感謝申し上げます。
   

4. 今後の機会について:

   • 例えば「今後のご縁がありましたら、ぜひお知らせください」といった言葉を添えると安心感を与えられます。

5. 締めの挨拶:

   • 丁寧に締めくくることで、読み手に良い印象を与えます。

   例文:

   これからのご活躍をお祈り申し上げます。
   

このように構成することで、応募者に失礼のない不採用通知を作成することができます。

不採用通知を送る際の注意点

これから不採用通知を送信する際に気をつけたいポイントをいくつか挙げておきます。

• 送信手段の選択: メール、郵送、電話の中で、どの方法が最も適切かを判断します。一般的には、メールが迅速で効率的ですが、誠意を込めて手紙で送る方が良い場合もあります。

• 内容の簡潔さ: 不採用通知は、できるだけシンプルに、相手にわかりやすく伝えることが重要です。冗長な説明を避け、要点をきちんと抑えましょう。

• 個別対応: 応募者によっては、過去に面接を行ったことがある人もいるため、それぞれに適した対応を心掛けるべきです。

• フィードバックの提供: 特に面接を行った後の不採用通知の場合、次回応募時に役立つフィードバックを送ることも考慮しましょう。ただし、相手を傷つけないように注意が必要です。

これらのポイントを意識することで、より礼儀正しく、効果的な不採用通知を作成できるようになります。

ケーススタディ：実際の不採用通知例

実際に企業が送った不採用通知を参考にしながら、どのように具体的な文面を作成すれば良いのか見てみましょう。

例文1: メールによる不採用通知

件名: 選考結果のご通知

[応募者名 様]

いつもお世話になっております。◯◯株式会社の△△です。

このたびは、◯◯ポジションへのご応募をいただき、誠にありがとうございます。
じっくりと選考を行った結果、申し訳ありませんが、不採用とさせていただくこととなりました。

数ある応募の中から弊社を選んでいただいたこと、大変感謝いたしております。
今後のご活躍をお祈り申し上げます。

敬具
◯◯株式会社　人事部

このように、必要な情報を整理し、わかりやすい文面を心掛けることが大切です。

例文2: 郵送による不採用通知

[会社名]
[住所]
[日付]

[応募者名 様]

平素よりお世話になっております。◯◯株式会社の△△です。

このたびは当社の◯◯ポジションにご応募いただき、心より感謝申し上げます。

残念ながら選考の結果、不採用とさせていただきます。
ご期待に応えられず、申し訳ございません。

お忙しい中、貴重なお時間をいただきありがとうございました。
今後のご活躍をお祈り申し上げます。

敬具
◯◯株式会社　人事部

郵送の場合は、形式に気を使った文面であることが求められます。礼儀正しさが伝わるように心掛けましょう。

まとめ：不採用通知で企業イメージを保つ

不採用通知は困難な業務ですが、適切に行えば企業の印象を良くし、求職者との関係を築く一助となります。本記事で紹介した内容を参考に、しっかりとした不採用通知を作成することで、次回の選考がよりスムーズに進行することを目指しましょう。