稟議書（りんぎしょ）は、企業における重要な文書の一つであり、その書き方を知らないままだと、上司からの承認が得られない場合があります。迅速な決裁を得るためには、効果的な書き方やポイントを理解しておくことが重要です。本記事では、稟議書の書き方と多様な例文を詳しく解説し、実務で役立つ具体的なアプローチを紹介します。このガイドを活用すれば、誰でも簡単に稟議書を作成し、スムーズに承認を得ることができるでしょう。
ビジネスシーンでは、稟議書は日常的に利用されるため、その書き方に特化したノウハウを持つことは、職場での信頼を勝ち取ることに繋がります。では、実際にどのように書くべきなのか、具体例を挙げながら探ってみましょう。
| 稟議書のタイプ | 内容の要素 | メモ |
|---|---|---|
| 계약稟議 (契約稟議) | 契約の目的、金額、期間、リスク、利点 | 取引先の情報を詳細に記載 |
| 購入稟議 | 購入する物品・サービス、数量、金額、理由 | 予算の整合性を確認 |
| 採用稟議 | 採用ポジション、理由、業務内容、費用 | 競合他社との違いを強調する |
| システム導入稟議 | 導入目的、期待される効果、コスト、ROI | 導入後のベネフィットを数字で表す |
（参考リンク：Wikipedia）
書き方を理解する前に、まずは稟議書の目的をおさらいしましょう。稟議書は、一定の意思決定を行うための文書です。上司や関連部署への承認を得るためには、内容が具体的で信頼性のあるものでなければなりません。このため、稟議書を効果的に活用するには、いくつかの重要なポイントがあります。
大切なポイント：稟議書を書く際に知っておくべきこと
まずは基本的な項目として、次の3つを押さえておきましょう。
- 目的が明確であること：なぜ稟議書を書いているのか、具体的な目的や背景を明確に記載することが重要です。
- 簡潔かつわかりやすい表現：多くの人が目を通すため、誰が読んでも理解できるような文体が求められます。
- 承認者に必要な情報を網羅：承認を得るために必要な情報を全て網羅し、曖昧さを取り除くことでスムーズな決裁を促します。
これらのポイントを押さえた上で、実際の書き方に進んでいきましょう。以下は、契約稟議書の例文です。
契約稟議書の例文
件名：新規取引契約の提案
提出者：営業部 田中太郎
日付：2023年10月01日
【背景】
現在の取引先A社からのサービスが満足に提供されていないため、新たにB社との取引を提案します。
【契約条件】
金額：100万円（税抜）
契約期間：2023年12月01日から2024年11月30日
契約内容：システム開発・保守
【利点】
・B社の技術力による業務効率向上
・コスト削減が見込まれる
【リスク】
・B社との初取引であるため、業務遂行に不安要素あり。
以上、ご確認の程よろしくお願いします。
このように、契約稟議書は具体的な情報を盛り込みつつ、明瞭な目的と利点を示すことが求められます。
購買稟議書の書き方と例
購買される物品の購入に関する稟議書は、予算の承認を得るために通常利用されます。次のような内容を含めると良いでしょう。
- 購入するアイテムの詳細
- 購入の必要性
- 現在の予算状況
購買稟議書の例文
件名：新規パソコン導入の稟議
提出者：IT部 佐藤花子
日付：2023年10月05日
【背景】
業務の効率化を図るため、スタッフのパソコンを新規に導入したいと考えています。
【購入物品】
・パソコン本体：20台
・モデル：Dell XPS 13
・単価：20万円（税抜）
【理由】
従来のパソコンでは処理速度が遅く、業務に支障をきたしているため。
【予算】
合計予算：400万円（税抜）
現在の予算残高：500万円
以上、よろしくお願いいたします。
この形であれば、承認者はあらかじめ知っておくべき情報を簡単に取得でき、迅速な承認が得られる可能性が高まります。
職場で実践するための具体的なノウハウ
稟議書を書く際に便利なノウハウをいくつか紹介します。
具体的なノウハウ
- テンプレートを活用：予めテンプレートを用意しておくことで作業を効率化できます。
- ワードなどのツールを使用：装飾機能を使い、見やすい形式に仕上げましょう。
- フィードバックを受ける：事前に同僚から意見をもらうことで改善点を見つけ、信頼性を高めます。
これらのノウハウを実践することにより、より質の高い稟議書を作成できるでしょう。
稟議書が通るための心構え
稟議書を提出する際の心構えも重要です。承認者にとっては、決裁を承認する理由を明確にすることが求められるため、読み手を意識して作成することを忘れないようにしましょう。そのためには、以下のような点に配慮すると良いでしょう。
読み手を意識した書き方
- 事実に基づいて書く：感情的な表現は避け、数値や成果を使って論理的に説明します。
- 私はこう思うではなく、こうするべきだ：自分の意見は後回しにし、相手に伝えるべき本質的な情報を最優先します。
順応性のある稟議書を作ることで、承認者に「この稟議書を通す必要がある」と思わせることができるのです。
迅速な承認を得るためのコツ
迅速に承認を得るためには、事前に承認者と相談し、何が必要な情報なのかを確認することも有効です。このプロセスは、余計な修正や再提出を避けるのに役立ちます。
一貫性と明瞭性を重視
稟議書の中で一貫した言葉使いや用語を維持することは、読み手にとって理解を容易にします。特に、難しい言葉や業界用語が多いと、逆に読みづらくなってしまうため、注意が必要です。
これまで述べたように、稟議書は根本的にビジネスの成果に直結するものであり、正確かつ効果的な書き方を習得することが大きなメリットとなります。各項目を意識しながら、実践あるのみです。
更に、職場の環境ごとに微細な調整やカスタマイズを加えていくことで、稟議書作成スキルを向上させることができるでしょう。他の職場でも共通して通用する基本知識を身に付け、効率的な稟議を実現することが、今のビジネスの求めるスキルの一つなのです。
